Neues aus der Steuerlandschaft

Aufbewahrung von Rechnungen:
Archivierungs-CDs des Lieferanten allein reichen nicht aus

Es könnte so praktisch sein, wenn Lieferanten für ihre Kunden einfach alle Rechnungen und Lieferscheine auf eine CD brennen und archivieren könnten. So müsste sich niemand mehr um die aufwändige Aufbewahrung kümmern. Nur leider lehnt das Bayerische Landesamt für Steuern diese Praxis nach wie vor ab.

Vielmehr hat die Behörde ihre diesbezügliche Verordnung noch einmal aktualisiert. Daraus geht hervor, dass Rechnungen in ihrer empfangenen Form als Handels- oder Geschäftsbriefe in der als E-Mail oder Brief empfangenen Form aufzubewahren sind. Die Speicherung auf einem Datenträger ist nach § 147 Absatz 2 Nr. 1 der Abgabenverordnung zwar möglich. Aber dazu muss das Dokument bildlich dem Original entsprechen, das der Kunde zeitnah mit seiner Lieferung erhalten hat. Es muss also alle wesentlichen Attribute wie Eingangsstempel, Sicht- und Kontrollvermerke, Korrekturen und Kontierungen enthalten. Denn nur so sind die Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung erfüllt. Auch für den Vorsteuerabzug nach § 15 des Umsatzsteuergesetzes ist es übrigens wichtig, dass die Rechnung im Original – beziehungsweise in der beschriebenen digitalisierten Form – vorliegt. Eine Archivierungs-CD wird nicht anerkannt, dann dabei handelt es sich um die Unterlagen des Lieferanten und nicht die des tatsächlichen Steuerzahlers.

(Quelle: IWW Newsletter Ausgabe 5/2017 Seite 342)

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